Zukunftssichere Digitalisierung des Belegaustauschs zwischen Großhandel und Handwerk

In vielen Unternehmen erfolgt die Rechnungsprüfung noch manuell, was mit einem erheblichen Zeitaufwand und einer hohen Fehleranfälligkeit verbunden ist. Insbesondere bei komplexen Projekten mit mehreren Teillieferungen, wie sie im Handwerk häufig vorkommen, führen manuelle Prozesse oft zu Inkonsistenz und mangelnder Transparenz.

Beispielsweise benötigt ein Handwerksbetrieb für ein größeres Bauprojekt eine Vielzahl von Materialien wie Trockenbauplatten, Dämmstoffe und Bodenbeläge, die in mehreren Teillieferungen vom Großhandel bereitgestellt werden. In der Vergangenheit wurden die Bestellungen per E-Mail oder Telefon übermittelt und die Rechnungen mussten manuell mit den Lieferscheinen abgeglichen werden. Dies führte häufig zu Fehlern, da sich Liefermengen oder Positionen änderten und die manuelle Prüfung zeitaufwändig war.

Mit XD Cloud Customer erfolgt nun der gesamte Belegaustausch digital und automatisiert. Der Handwerksbetrieb erstellt seine Bestellungen elektronisch, die im standardisierten ODX-Format direkt an den Großhändler übermittelt werden. Sobald die Ware versendet wurde, erhält der Betrieb eine digitale Auftragsbestätigung und später die Rechnung. Die in der Rechnung enthaltenen strukturierten XML-Daten ermöglichen eine automatische Zuordnung zu den entsprechenden Bestellungen und Lieferscheinen im ERP-System des Handwerkers. Gleichzeitig enthält die PDF-Datei eine visuelle Darstellung, die eine manuelle Kontrolle ermöglicht.