Open Document Exchange (ODX)

Der Standard Open Document Exchange (ODX) bildet den Inhalt digitaler Belege sowie deren Transport - also die Belegübertragung, ab. Zwischen Großhandel und Handwerk werden täglich eine Vielzahl von Belegen auf unterschiedlichen Wegen und Formaten ausgetauscht. Diese uneinheitliche Übermittlung hat einen hohen manuellen Bearbeitungsaufwand und stellt eine Herausforderung für die Rechnungsprüfung dar.

Um dieses Problem zu lösen, haben der BVBS - Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen, der DG Haustechnik - Deutscher Großhandelsverband Haustechnik und der ZVSHK - Zentralverband Sanitär Heizung Klima den Standard Open Document Exchange (ODX) entwickelt.

Mit dem Standard können elektronische Geschäftsdokumente zwischen Großhandel und Handwerk ausgetauscht werden. Analog zur ZUGFeRD-Rechnung werden Belege nun nicht mehr mit Papier, sondern in einem hybriden Format zwischen den Marktpartnern ausgetauscht. Hybrid bedeutet dabei, dass ein PDF übertragen wird, in das eine automatisch zu verarbeitenden Datenstruktur im XML-Format eingebettet ist. So können diese Belege ganz einfach als PDF gelesen und abgelegt werden, also papierlos, aber auch als Basis für eine vollautomatische Projektabrechnung oder Rechnungsprüfung dienen.

Use Case Thekenprozess

Als erster Anwendungsfall wurde der „Thekenprozess“ mit ODX digitalisiert. Handwerker können nun bei der Abholung von Ware zunächst mit einem standardisierten QR-Code das zugehörige Bauvorhaben bzw. Projekt an den entsprechenden Großhandelsbetrieb kommunizieren, sodass die durch die Abholung ausgelösten Belege Auftragsbestätigung und Lieferschein mit einer Projekt- oder Vorgangs-ID versehen werden, sodass unmittelbare nach dem Abholung bereits verarbeitbare Daten direkt in die Handwerkssoftware übermittelt werden.

Weitere Anwendungsfälle werden folgen, weil ODX natürlich auch für das Angebots- oder Bestellwesen genutzt werden kann.

Vorteile Handwerk

Verringerung manueller Eingriffe und geringere Aufwände

Reduzierung der Papierflut von der Baustelle

Automatisierung von Verwaltungsaufgaben, insbesondere Zuordnung von Belegen

Reduzierung der Fehleranfälligkeit

Zeiteinsparungen

Erhöhung der Transparenz

Vorteile Großhandel

Kundengerechte Prozesse

Erweiterung und Vervollständigung der digitalen Belegkette

Reduzierung der Papierkommunikation

Prozesssicherheit

Verringerung des Erfassungsaufwands an der Abholtheke

Reduzierung des Fehlerpotenzials an der Abholtheke

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Der Standard wurde von den Verbänden BVBS, DG-Haustechnik und ZVSHK entwickelt. Neben der Definition des Standards stehen für Verbandsmitglieder auch Implementierungshilfen und Testmöglichkeiten für die Softwareentwicklung zur Verfügung.

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